/

Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà - Condominium - Property Manager

Hồ Chí Minh, Vietnam

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

II. Mục đích công việc:

  • Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra và điều phối các hoạt động hàng ngày trong công tác vận hành của các dự án. 

Responsible for supporting, managing, checking and coordinating the daily operations of company’s projects.

• Phối hợp cập nhật các quy trình quản lý, cải thiện dịch vụ cũng như tương tác với nhân sự dự án, phổ biến các quy định công ty.

Coordinating in updating the SOPs, improving the services as well as briefing site staff on company policy and hand book.

III. Trách nhiệm/ Responsibilities:

1. Quan hệ khách hàng : Chủ Đầu Tư, Ban quản trị & cư dân, chính quyền địa phương

Customer relations: Investor, BOC & residents, local authorities

• Giải thích các thắc mắc, yêu cầu và mối quan tâm của BQT/CĐT/cư dân một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Explain to BOC/Investor/residents ‘s questions, enquires with an effective and professional way.

• Tạo mối quan hệ khắng khít giữa BQT/CĐT, cư dân và nhân viên.

Create close relationship between BOC/Investor, residents and staff.

• Chấp hành nội quy, quy định nhà ở.

Abide by house rules and regulations

• Chủ động tương tác với cư dân.

Actively interact with residents.

2. Kế toán/ Accounting

• Chuẩn bị bản thảo Kinh phí dự trù vận hành hằng năm cho BQT/CĐT.

Prepare draft budget Estimated annual operation for BOC / investor

• Kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối và sổ cái chung cho tòa nhà trước khi cung cấp cho BQT/CĐT.

Check the financial statements, balance sheets and general ledger for the building before providing BOC/investor

• Cùng thảo luận và xem lại bảng cân đối ,báo cáo tài chính với BQT/CĐT

Discussing and reviewing the balance sheet and financial reports with BOC/investor

• Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách chặt chẽ và các đề xuất sửa chữa.

Responsible for budget control and suggestions for repairs.

• Kiểm tra và lên kế hoạch kinh phí dự trù cho các chi tiêu hằng năm, giám sát các chi tiêu.

Check and plan estimated budgets for annual expenditures, monitoring expenditures.

• Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu phí bảo trì bảo dưỡng từ cư dân theo chỉ đạo của BQT/CĐT và văn phòng chính RLCVN

Responsible for managing and supervising the accounting department at the project of maintaining and maintaining fees from residents under the direction of BOc/investor and RLCVN head office

• Quản lý và chỉ đạo bộ phận kế toán tại dự án sắp xếp và lưu giữ các sổ sách kế toán.

Manage and direct the accounting department at the project to arrange and keep accounting books.

• Đôn đốc bộ phận kế toán tại dự án chuẩn bị hóa đơn, báo cáo sổ sách cuối tháng.

Urge the accounting department at the project to prepare invoices and report books at the end of the month.

• Quản lý, giám sát dòng tiền mặt dựa trên báo cáo và sổ quỹ thực tế tại dự án Giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu/chi kinh phí quản lý vận hành, nộp vào tài khoản theo đúng quy định.

Managing and monitoring cash flow based on actual reports and fund books at the project of supervising the accounting department at the project of collecting and managing operating expenses, and submitting to the account in accordance with regulations.

• Đề xuất kinh phí dự trù hằng năm cho quỹ bảo trì đảm bảo đủ kinh phí cho các chi tiêu.

Proposing annual budget estimates for the maintenance fund to ensure sufficient funding for expenditures.

3. Vận hành tòa nhà/ Operating the building 

• Tư vấn cho CĐT/BQT về các quy định của Pháp luật trong công tác quản lý vận hành chung cư.

Advising BOC/investor on legal regulations in the management of apartment operation

• Thường xuyên khảo sát và tổ chức họp với nhân viên, hoàn thành và theo dõi công việc.

Regularly survey and organize meetings with staff, complete and monitor work.

• Đề xuất, rà soát và quản lý hệ thống tiết kiệm năng lượng.

Proposing, reviewing and managing energy saving systems.

• Đảm bảo các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp được thực thi.

Ensure emergency procedures are implemented.

• Đảm bảo các chương trình bảo trì bảo dưỡng định kỳ.

Ensure regular maintenance and maintenance programs.

• Lên kế hoạch và thực hiện công tác vận hành tòa nhà hằng năm.

Plan and implement the operation of the building annually.

• Chuẩn bị cho các sự kiện, ngày lễ.

Prepare for events, holidays.

• Hỗ trợ tư vấn cho CĐT/BQT thành lập đội PCCC cơ sở.

Supporting consultant for BOC/investor to establish fire protection warden team.

• Tổ chức diễn tập PCCC/ các hoạt động cộng đồng.

Organizing fire drills / community activities.

4. Nhân sự/HR

• Có trách nhiệm huấn luyện, chỉ đạo, giám sát và kỷ luật nhân viên.

Responsible for training, directing, supervising and disciplining employees.

• Tiến hành tổ chức họp thường xuyên và trao đổi với nhân viên.

Conduct regular meetings and discussions with employees.

• Có trách nhiệm đánh giá nhân viên tại dự án theo quy định của Công ty.

Responsible for evaluating staff at the project according to the Company's regulations.

5. Quản lý hợp đồng/ Contract management

• Quản lý và thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, các bảo hiểm như PCCC, trách nhiệm khu vực công cộng,…

Managing and negotiating with maintenance service providers, insurance such as fire protection, public sector responsibilities.

• Giám sát thời hạn hợp đồng và các điều kiện bảo hành.

Monitoring contract term and warranty conditions.

• Lưu giữ các hồ sơ bảo hiểm, bảo hành cho các hệ thống, cấu trúc tòa nhà.

Keep insurance records, warranty for systems, building structures.

6. Hành chính/ Administration

• Thông suốt các yêu cầu về luật xây dựng VN và các tài liệu hướng dẫn.

Through the requirements of Vietnamese construction laws and guidelines.

• Bảo mật tài liệu nhạy cảm.

Secure sensitive documents.

• Hiểu các quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý tòa nhà, khu dân cư (như nhân quyền, PCCC, thang máy, luật đền bù, tiêu chuẩn nhân viên,..)

Understand govern regulations relating to building and residential management (such as human rights, fire protection, elevators, compensation law, employee standards, etc

• Đảm bảo các thông báo, thư từ được giao nhận đúng hạn.

Ensure notifications and letters are delivered on time.

• Cập nhật, kiểm tra việc lưu hồ sơ đăng ký của các cư dân cũ, mới.

Update and check the registration records of old and new residents

• Tham dự họp BQT/nhà chung cư và chuẩn bị báo cáo khi có yêu cầu.

Attend the meeting with BOC / AGM and prepare the report when required.

• Sắp xếp và lên lịch họp cư dân hằng năm.

Arrange and schedule resident meetings every year

• Đảm bảo việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ.

Ensure updating and storing records, documents, drawings

• Cập nhật các thông báo, quy định mới cho cư dân nắm rõ.

Updating new announcements and regulations for residents

YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Có kiến thức về lĩnh vực kinh doanh bất động sản

Knowledge of real estate business.

• Có kiến thức về lĩnh vực quản lý vận hành toà nhà, nhà máy, văn phòng…

Good knowledge of the management of buildings, factories, offices buildings ...

• Có khả năng đàm phán, thương thảo hợp đồng

Ability to negotiate and negotiate contracts

• Luôn hoà nhã, thân thiện

Always kind, friendly

• Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và chịu được áp lực công việc cao

High sense of responsibility in work and high work pressure

• Khả năng trong các kỹ năng máy tính, tìm kiếm trên internet, Microsoft Office bao gồm Word, Excel và Outlook cũng như các ứng dụng phần mềm cộng đồng.

Competence in personal computer skills, internet search, Microsoft Office including Word, Excel, and Outlook as well as community software applications.

QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

- Lương tháng 13, Bonus dự án theo KPI

- Thưởng các ngày lễ tết theo quy định Nhà nước   

- BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo luật bảo hiểm   

- 12 ngày phép/năm   

- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại bệnh viện uy tín   

- Du lịch, nghỉ dưỡng thường niên, nhiều sự kiện lớn và đa dạng hàng năm